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财务报账服务指南

发布时间:2013-12-03     访问次数:

 

财务报账指南

 

 

 

 

 

 

    一、原始凭证的基本要求

原始票据必须真实、合法、完整,对不真实、不合法、不规范的票据,各单位负责人不得签批报销、会计人员有权不予受理。

(一)原始票据的合法性要求

各种票据必须按规定范围使用,超范围使用的不得作为报销凭据。常用作报销凭据的票据基本要求如下:

1. 发票:必须是由税务机关统一印制并带有税务监制章,在规定的有效期内使用的发票,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章。

    2. 行政事业收据:必须是由财政部门统一印制并带有财政监制章,在规定的有效期内使用的收据,并加盖开票单位财务专用章或收款专用章。

3. 内部收据:必须是财务处印制的内部收据并加盖财务专用章。

4. 自制原始凭证:如因工作特殊需要,需向农民等个人购买农产品等物品而无法取得正规发票的,必须取得对方收款人出具的收款证明:须注明物品名称、数量、单价、大小写金额、业务日期、收款人地址、收款人签名并由经办人、验收人、单位负责人及财务处负责人签字后,方可视为有效票据。

5. 校内领款单:各单位以现金发放各种酬金、劳务、临时工工资等须使用校内统一印制的领款凭单,经领导审批并加盖单位公章,领款人签名栏应由领款人本人签名,或直接打入个人银行卡,校外专家劳务酬金原则上一律打入个人银行卡。

6. 上年度开出的发票,特别是开具时间距报销时间超过一年的发票,原则上不予报销。

(二)原始票据的合规性要求

1. 发票或收据必须填制完整:单位名称、日期、经济业务内容(摘要)、数量、单价、金额、开票人、收款人等必须填写完整。填制单据大小写金额必须相符。统称为“办公用品”或“书”等的单张(含连号)金额在500元以上(含500元)的票据须附办公用品清单并加盖单位公章或以商场电脑打印的明细发票直接作为报销凭证;发现票据内容有误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应加盖出具单位的财务专用章。但金额有错误的(包括大小写金额不符)或金额涂改的,应当由出具单位重开,不得在发票上更正。

2. 各种自制原始凭证、单据一律要求用蓝黑或碳素墨水书写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用"0"补齐。

3. 从外单位取得的票据,只能以机打发票或经过复写的发票联或收据联作为原始凭证,而且必须套写正确。

(三)原始票据遗失的处理办法

1. 购物等发票丢失:如属小额现金支付的发票,不予报销;如属非现金结算报销的,须取得原票据记账联或存根联复印件并加盖对方单位财务专用章;由本人写出书面申请(该申请包括丢失原因、该发票没有报销,如找到该票据不再重复报销的承诺等内容),并由单位负责人签字。原票据记账联复印件需本人、验收人(或证明人)和单位负责人签字,才能作为原始单据报销。

2. 因公出差遗失票据的处理办法:遗失单程票的,由本人写出书面情况说明,经同行人员证明和单位领导签字确认。其中遗失火车票、汽车票的,可比照另一单程票价报销;遗失往返双程票的,原则上不予报销。外地出差的住宿费、各种零星小额费用、市内交通费票据遗失,视同没有发生,不予报销。

二、原始凭证汇总粘贴要求

取得合法票据后,经办人须把有关原始单据按下列要求粘贴在粘贴纸上:

(一)票据粘贴应平整、均匀

原始票据粘贴应按左齐上齐,呈“鱼鳞”状,开口向右,将票据左侧平整、均匀地粘贴在粘贴纸上。一张粘贴纸不能贴太多单据,一般以不超过二十张票据为宜;超过粘贴纸的较大的单据,还应折叠成与粘贴纸大小一致。

(二)票据应分类粘贴

1. 不同经费项目列支的票据,应按不同的项目分类粘贴,不能粘贴在同一粘贴纸上。例如:火车票、船票、长途汽车票、住宿费等差旅费为一类;租车费、汽油费、过路过桥费等交通费为一类;邮电、通讯费为一类;印刷费为一类;办公费为一类;审稿版面费为一类等等。所有这些不同类别的费用票据应分别粘贴。

2. 票据粘贴应遵循一事一粘的原则。比如:多次出差的票据不应粘在同一张粘贴纸上。

    三、报销的基本程序和要求

    (一)基本程序

    1.必须取得合法有效的原始票据。

2.凡借款、报销差旅费者,须分别填写“借款单”或“差旅费报销单”,所列项目应填写清楚、齐全。

3.报销差旅费者须将车票及本次出差所发生的其它费用票据分类并整齐地粘贴在“差旅费报销单”后,票据较多可粘贴到多张“差旅费报销单”后。

4.原始票据背面须有经办人签字。

5.根据发生的经济业务内容的不同,还须办理相关方面的手续(如:报销购买图书资料的须办理资料验收单、购置固定资产的须办理固定资产验收等)。

6.由本单位领导审批并注明经费列支的预算明细项目。

7.到校财务处会计科办理报账。

    (二)基本要求

1. 借款

1)实现公务卡结算制度后,一般不予借现金,只能转账支付,日常公务活动消费、差旅费或零星购置,先刷公务卡消费后及时报销还款。

2)因采购货物或劳务、交学费、出差等需借款,必须填写“借款单”,所列项目应填写清楚、齐全,要求内容真实,不得多借,借款一般采用转账支付。

3)借款的原则是前账不清,后款不借。借款人办理完与借款对应的业务后须及时催要发票到财务办理报销冲账手续。特殊情况由财务处领导签字后方可再次借款。

4)对于无正当理由借款后不报账者,从借款之日算起,借款期超过三个月的,财务处将逐月从其工资中扣还。

5)职工可以申请借款;在校学生不能申请借款。

2. 转账

1)严格执行安徽省财政厅《关于实施省级预算单位公务卡强制结算的通知》的规定,应尽可能使用转账支付或刷农业银行公务卡支付;购买各种物品、差旅费用等支出金额达200元及以上(含200元),在县城及以上地区不得支付现金,只能通过刷农行公务卡或转账支付。

2)转帐支付的收款单位应与合同单位、发票上所盖的单位财务专用章或发票专用章单位一致,或提供合同单位委托代付函件原件,否则不予转账。

3)转账时须在相应票据上注明收款单位全称、账号、开户银行等信息(借款转账时须三联均注明),因申请财政资金支付正常需要2-3天,请提前办理转账支付手续。

3. 审批

1)各单位公用经费或专项经费审批权限:单张票据或单一事项开支金额在五千元以下的由各单位主管经费责任人审批;五千元及以上的支出经各单位主管经费责任人审批后,由财务处负责人加批。党政管理部门、研究机构五千元以上、学院(部)一万元及以上支出经上述审批后,需分管或联系校领导审批,五万元及以上的支出还须由校长审批。

2)各学院党政主要负责人差旅费报销(包括省内及周边省份出差,为提高办事效率确需私车公用,但要从严控制),由党政主要负责人相互审批,职能部门主要负责人差旅费报销由分管校领导审批。参加各种学术会议和培训等会务费标准限额调整至1200元(含资料费等,不含住宿费)。

4.报账时间

遵守学校的作息时间。每周三下午政治或业务学习,不对外报账,周五下午四点后内部处理账务停止报账。

四、票据借用与管理

(一)严禁各部门自行购买收据,盖章收费,严禁私设“小金库”,一切收费或代收费须统一使用法定票据或学校统一印制的内部结算收据。

(二)科研项目借用发票(收据),需从财务处主页上下载“科研项目预借发票申请表”,按要求逐项填写并经科研处审核签字后办理。

(三)其他业务借用发票(收据),需从财务处主页上下载“社会服务预借发票申请表”,并经单位负责人和有关业务管理部门签字盖章后办理。

(四)借用人应负责及时督促款项到帐。对于收款不能及时到账的,停止借发票。

(五)发票作废需书面说明原因,并由部门经费负责人签字后交回财务处核销。

    五、几点说明与要求

(一)各单位分管经费的领导和报账人员需熟悉本指南和有关财务会计规章制度的内容和要求,以免在报账时给您带来麻烦。

(二)在取得付款票据时,一定要检查其合法性及票据的有关要素是否符合要求。

(三)经费审批人应对支出内容的合法合规性负责。

 

 

报销服务指南.doc

     为进一步规范会计基础工作,完善财务报账手续,提高办事效率,更好地为广大教职员工和学生服务,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国发票管理办法》、《事业单位财务规则》、《会计基础工作规范》、《现金管理暂行条例》、《高等学校财务制度》、《高等学校会计准则》、《高等学校会计制度》、《关于实施省级预算单位公务卡强制结算的通知》等有关财经法规、制度和学校相关财务管理规定,编制本报账指南。

   报账指南简要地介绍了日常报账的有关注意事项、报账的基本流程和相关要求,以方便师生办理报账业务。

   希望各级领导和广大师生员工理解、支持和监督学校的财务会计工作,真诚欢迎对我们的工作提出宝贵的意见和建议。

                                                                                                       2013年12月18